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コンプライアンス

2018年6月28日

信頼される企業であるために、コンプライアンス体制の構築

丸尾興商株式会社
代表取締役社長 丸尾高史

コンプライアンスは企業の社会的責任の基本であり、企業存続の前提です。コンプライアンス違反が生じない体制づくりが社長としての使命です。当社では、コーポレート・ガバナンス、内部統制等の体制を充実し、高い透明性を貫き、実効性のある経営基盤の整備を図るとともに、コンプライアンスを徹底することにより、お取引先の皆様の期待と信頼に応えられる企業を目指してまいります。

丸尾興商(株)におけるコンプライアンス体制構築と運営

法令違反が起こりにくい企業体質をつくりあげるためには、「コンプライアンス体制の整備」と「コンプライアンス啓蒙活動の徹底」の両輪が不可欠です。そのため下記6項目を構築・運営していきます。

  1. コンプライアンス体制構築
  2. 行動基準作成
  3. リスク評価と対策立案
  4. 教育の実施
  5. 文書管理
  6. モニタリング・監査

1. コンプライアンス体制の構築

コンプライアンス委員会の設置

「コンプライアンス委員会」は、弊社役員のほか、弁護士、税理士、経営コンサルタントの外部の専門家によって構成された委員会で2018年6月28日に正式発足いたしました。1か月に1回の割合で会議を開き、自らの専門分野に基づいて独立した立場から第三者的な視点による意見や提案を述べることで、コンプライアンス監視機能の客観性・中立性を確立させていきます。

経営企画部内にコンプライアンス課の設置

コンプライアンス課は、社内でのコンプライアンスの実施を先導する役割を担います。メンバーは経営企画部内より3名選出しました。オブザーバーとして社長が、リーダーとして弊社取締役2名が任に就きます。具体的には、前述の6項目を推進します。コンプライアンスの計画を立案、勉強会や研修の実施、各部署や従業員からのコンプライアンスに関する相談の対応、コンプライアンス違反への対応。またコンプライアンス・マニュアルの制作と改定も担当します。

2. 行動基準の作成

倫理方針 / コンプライアンス・マニュアルの文書作成・改訂

倫理方針は、狭義の「法令順守」ということではなく法令の背景にある精神や社会の要請する人道的な見地、社会貢献に言及します。
コンプライアンス・マニュアルは、あらゆるコンプライアンス・リスク : 「法令」「品質管理」「労働安全」「環境」「システム」等について具体的な事例を盛り込みながらコンプライアンスに関する重要事項を解説し、自社がコンプライアンスから逸脱するリスクと影響を整理します。コンプライアンス関連部署やコンプライアンス委員会の権限や責任また内部報告相談窓口の運用規定を明記。また社内で問題提起された時に、中立的なコンプライアンス委員会によってスピードを持って判断を下すプロセスを明記します。後述しますが、定期的な研修を設けて徹底していきます。

3. リスク評価と対策立案

リスクの洗い出し・対策立案などコンプライアンス実施計画全般の遂行を統括

各現場部門でもリスクの洗い出しをして、具体的な危険とその対応策を明確化させます。

4. 教育の実施

弊社の倫理方針とコンプライアンス・マニュアルに則って、階層別に社内研修を実施。外部講師やDVDを使ってその重要性と具体的なふるまい方、法令違反やコンプライアンス・マニュアルに違反した場合の処罰を理解させます。3か月に1度の割合を基本として、自社あるいは他社でコンプライアンス問題が発生したときは都度開催します。特に「企業利益と倫理が相反する場合には、必ず倫理を優先させる」という基本原則を全員が徹底的に理解し納得することを目的とします。

  1. 全社員必須・・・コンプライアンスの基礎知識~自社で違反の影響 / 従業員の心構え / コンプライアンス・マニュアル順守の重要性
  2. リーダー以上必須・・・コンプライアンス対処法の理解~部下の行動見本になるために / コンプライアンス違反の具体的事例の収集と分析、対処法の理解
  3. 部長・本部長以上必須・・・コンプライアンスの組織的な問題解決策の実践~組織におけるコンプライアンス機能 / コンプライアンス機能を有効稼働させるためのマネージャーの役割
  4. 取締役必須・・・全社コンプライアンスを先導する経営者の役割~法人の社会的使命と経営者の責任 / 社内コンプライアンス体制構築のために主体的に率先すべきこと

5. 文書管理

経営企画部・SE戦略担当と連携して、改訂廃止なども整理されたうえで、つねにバージョンアップされたマニュアルの最新版がいつでもすぐに参照できるようにPC環境を構築します。

6. モニタリング・監査

1.内部通報・相談窓口の開設

コンプライアンス体制が機能しているかどうかを定期的にモニタリング。とくに社内コミュニケーションのチェックとして、内部通報・相談窓口を顧問弁護士事務所と連携して開設します。相談者が通報しやすい環境を最大限配慮するためにプライバシー保護とともに相談者への報復行為の処罰や相談者の不利益の回復処置を明示します。

2.日常的なモニタリング

2か月に1回部署ごとでチェックリストやアンケートを実施、問題点があればコンプライアンス課がヒアリングを行います。相談記録やモニタリング対応記録を保管します。

3.内部監査

弊社コンプライアンス委員会の外部委員による内部監査を不定期に実施。

    1. コンプライアンス体制が計画した通りに機能しているかの確認
    2. 問題が発覚した場合に是正措置がとられ、後日それが再チェックされているか確認
    3. 監査結果を取締役会、コンプライアンス担当、本部長に文書で報告

以上

議事録

規程

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